Comptable pour service de paie : nécessaire ?

05/12/2016

Que ce soit pour des raisons économiques ou pour contrôler et gérer la paie de manière totalement autonome, de nombreux patrons se demandent s’ils ont intérêt à confier le service de paie à un cabinet extérieur ou à prendre un comptable afin de gérer les paies en interne. Pour répondre à cette question qui n’est pas si évidente de prime abord, il est nécessaire de creuser le sujet et de s’interroger sur la stratégie de développement de l’entreprise avant de prendre une décision.

Déterminer l’ampleur de la tâche

Rattaché au service des ressources humaines ou au service administratif et financier, le comptable en charge du service de paie traite l’ensemble des opérations de paie et édite les bulletins de paie en respectant les obligations de remise et de renseignements qu’il doit contenir. Il effectue également certaines retenues sur les salaires et autres rémunérations versées aux employés. Il gère les avantages sociaux qui comprennent essentiellement les vacances, les congés maladie, les assurances collectives et les régimes de retraite et s’occupe des paiements des cotisations aux gouvernements du Québec et du Canada. Le comptable en charge du service de paie gère également la production des rapports mensuels et sommaires annuels, et la déclaration annuelle des salaires à la CSST. Il contrôle son travail et organise l’ensemble de ses tâches sous forme de calendrier de production de paie, en veillant à respecter les dates de paiement et de remise des rapports périodiques afin d’éviter les pénalités et intérêts pour des remises tardives ou erronées.

Mesurer le coût réel de la gestion en interne

Si les coûts directs liés à la gestion interne du service de paie peuvent a priori sembler plus économiques que le recours à un cabinet comptable, le fait d’intégrer les coûts cachés change largement la donne. Car outre le salaire du comptable dédié à la gestion de la paie, il convient de tenir compte des frais liés à l’acquisition, à la maintenance et au service d’assistance du logiciel de paie, ainsi que du coût des formations qu’il faut nécessairement suivre pour connaître l’évolution des normes CCQ et du logiciel. Â cela s’ajoute le temps consacré à suivre les changements en matière d’obligations légales et fiscales, les évolutions des taux, et des normes du travail en vigueur. Les jours de maladie et les congés annuels payés du comptable sont également un autre aspect à considérer. Car qui va prendre en charge l’ensemble de ses tâches durant son absence et quel coût ce remplacement va-t-il générer pour l’entreprise ?

Comparer la souplesse des systèmes

Les collaborateurs des cabinets comptables qui hébergent le service de paie de leurs clients travaillent selon la même méthodologie et maîtrisent tous le logiciel, de sorte qu’ils sont capables de reprendre le travail d’un collègue absent au pied levé et d’être directement opérationnels afin de servir les clients en leur épargnant de souffrir des retards. Un service de paie externalisé étant ouvert toute l’année, organiser les congés et gérer les absences n’est pas un casse-tête pour l’entreprise, le cabinet comptable en faisant son affaire.

Bien entendu, pour qui veut garder totalement la main sur le service de paie, rien ne vaut la gestion en interne, à condition toutefois d’avoir la compétence métier permettant de suivre la réglementation de plus en plus complexe.

D’un autre côté, si le cabinet est réactif et assure les tâches dans des délais rapides, l’entreprise peut avoir tout intérêt à externaliser le service de paie, tant du point de vue économique qu’organisationnel.

Prendre la décision de gérer le service de paie en interne ou de l’externaliser n’est pas une mince affaire. La seule façon pour faire le bon choix est d’évaluer les risques au vu de l’organisation et des compétences disponibles en interne, tout en tenant compte de la stratégie de développement de l’entreprise.