Registres comptables obligatoires pour une PME

Ce ne sont pas uniquement pour des raisons évidentes de gestion et de bon fonctionnement que les entreprises, et notamment les PME, tiennent des registres comptables. La tenue de livres de compte et de registre répond à une obligation. L’État impose en effet que l’intégralité de la comptabilité soit tenue dans des documents normalisés conservés pendant six ans minimum. Cela permet ainsi de garantir l’exactitude des déclarations fournies à l’Agence du revenu du Canada et Revenu Québec. Mais quels sont les livres de compte et les registres comptables obligatoires pour une PME ?

Les registres comptables

Plus qu’une forme particulière de registres, la loi impose que le système permette une lecture claire et facile des informations. Dans tous les cas, chaque entreprise doit tenir à jour et conserver pendant un minimum de six ans :

• un journal des dépenses
• un journal des ventes
• un registre de paie
• un registre des taxes perçues et payées
• les reçus papiers et électroniques et plus généralement tout justificatif
• un inventaire annuel.

L’entreprise a la liberté de choisir entre :

• une comptabilité en partie simple ou “comptabilité de caisse”: chaque opération n’est enregistrée qu’une fois, sous forme de revenu ou de dépense au moment où l’encaissement ou le décaissement est constaté.
• Une comptabilité en partie double, ou “comptabilité d’engagement”. Chaque facture d’achat ou de vente est enregistrée deux fois. Son montant est porté d’un côté au crédit ou au débit d’un compte de produit ou de charges, et de l’autre au crédit ou au débit d’un compte fournisseur ou client. Lorsque le décaissement ou l’encaissement est constaté, le montant est porté au crédit ou au débit du compte banque, et en contrepartie au débit ou au crédit du compte de tiers.

Les informations obligatoires

Que les registres soient tenus sous forme papier ou électronique, ils doivent être conservés à la disposition des autorités compétentes pendant six ans. Durant ce délai, ils peuvent en effet être réclamés à tout moment par Revenu Québec pour vérification et doivent être mis à leur disposition dans un délai raisonnable.

Si la forme des livres n’est pas imposée, les informations qui y sont contenues doivent permettre de vérifier :

• les revenus et les dépenses de l’entreprise
• les encaissements et décaissements
• les montants encaissés au titre de la TPS et de la TVQ
• les montants payés au titre des taxes
• les demandes de crédit ou de remboursement de taxe sur les intrants
• les informations utiles servant au calcul des retenues à la source et des cotisations d’employeur.

Les justificatifs à conserver

En plus de tenir des registres regroupant l’ensemble de leurs opérations comptables, les entreprises doivent garder:

• les factures, les relevés journaliers de chiffre d’affaires, les rubans de caisses enregistreuses, et les relevés quotidiens de terminaux de paiement par cartes de crédit
• les relevés journaliers des dépenses, les talons de chèques, les chèques annulés, les relevés de cartes de crédit et les relevés kilométriques de chaque automobiliste utilisant son véhicule à titre professionnel et personnel
• les justificatifs des déplacements
• les justificatifs des immobilisations
• le registre de personnel, avec mention du salaire et des retenues effectuées pour chacun des employés
• les documents relatifs aux impôts perçus ou payés.

Si la tenue de registres comptables est imposée par la loi, elle découle également du bon sens. Il est en effet indispensable pour toute entreprise d’enregistrer régulièrement, et si possible au jour le jour, les écritures comptables, afin de piloter l’activité. Cette gestion rigoureuse permet de mesurer et d’analyser les performances de l’organisation et de prendre des décisions éclairées. Et en cas de vérifications fiscales, le fait de tenir des documents comptables à jour évite des pertes de temps inutiles, voire des redressements fiscaux.