Les secrets d’une tenue de livres efficace

Que l’entreprise dispose d’une comptabilité en partie simple, ou en partie double, qu’elle soit informatisée ou non, une bonne tenue de livres est indispensable pour optimiser l’organisation de la structure. Elle permet non seulement de satisfaire aux obligations légales de suivi des registres, mais également d’aider le dirigeant à prendre des décisions éclairées qui auront des conséquences à court terme comme à long terme pour l’entreprise. Mais quels sont les secrets d’une bonne tenue de livres ?

Des données organisées de manière pertinente

La loi laisse une grande liberté quant aux modalités de classement des informations, les entreprises pouvant choisir la méthode à condition qu’elle soit pertinente. Afin de mettre en place un classement efficace qui permettra d’accéder rapidement aux informations, il convient de respecter quelques principes basiques :

• classer les informations des états financiers en catégories logiques : cela facilitera les recherches et permettra de trouver les informations rapidement
• traiter séparément les montants importants : ils risquent de faire l’objet de contrôle et nécessitent un traitement spécial
• utiliser une terminologie simple et sans équivoque
• respecter la norme PCGR (Principes comptables généralement reconnus) afin de garantir une bonne qualité de l’information et une transparence de la comptabilité envers les tiers. La comptabilité est ainsi fidèle à la réalité et totalement vérifiable.
• gagner du temps en cas de vérification de la comptabilité : les entreprises québécoises sont susceptibles de subir une vérification fiscale à tout moment par l’Agence du revenu du Canada ou Revenu Québec. Dans le cadre d’un contrôle, elles doivent fournir l’intégralité des documents et justifications réclamés. Seule une bonne tenue de livres et un classement des documents pertinent permet de limiter au minimum le temps imparti à la vérification et d’éviter les redressements liés à l’impossibilité de présenter certaines pièces ou de fournie une justification.

Une comptabilité tenue de manière régulière

Un des secrets pour tenir ses livres à jour de manière efficace est de faire sa comptabilité régulièrement, idéalement tous les jours. Cela permet en effet :

• de détecter immédiatement les incohérences et les écarts. On repère par exemple les écarts de caisse ou de stocks. Un rapprochement bancaire effectué régulièrement permet également de voir immédiatement les anomalies en matière de remises d’espèces, de chèques, de cartes de crédit, les remises non créditées, mais également les éventuels écarts sur les paiements effectués par chèques ou par cartes.
• de comparer les ventes et les achats réalisés avec le budget prévisionnel. Le dirigeant qui dispose d’éléments comptables à jour peut ainsi détecter en temps réel les dépassements de budget, analyser ses ventes, comparer avec les années ou mois précédents. Cela lui permet une grande réactivité et une prise de décisions éclairées : il peut décider de geler certaines dépenses, ou au contraire de réajuster son budget prévisionnel en fonction des chiffres réalisés.
• de contrôler la trésorerie. En suivant les comptes de près, l’entreprise sait quelles sont les factures non réglées, tant concernant les achats que les ventes, suit l’encours des clients et le dirigeant est à même de gérer la trésorerie et de mener ses actions de recouvrement auprès de la clientèle.
• d’éviter les erreurs et les pertes de documents. Une comptabilité tenue régulièrement permet également d’éviter des erreurs et de gagner du temps, car autant il est facile de se souvenir de ce qu’on a acheté ou vendu la veille, autant cela devient impossible après un mois. Un ticket perdu ou un montant non identifié demande alors beaucoup de recherches et de temps. Les documents traités au quotidien sont en outre classés immédiatement, ce qui réduit d’autant le risque de perte.

Une tenue de livres efficace est indispensable à la bonne gestion d’une entreprise. En mettant en place une organisation comptable pertinente, tenant ses livres à jour et classant ses documents régulièrement, le dirigeant se donne les moyens d’optimiser la gestion de son entreprise, et de prendre de décisions éclairées en temps réel.