Les principaux services comptables : pourquoi et pour qui ?

Toutes les organisations sont tenues de remplir certaines obligations en matière de comptabilité. Qu’il s’agisse de tenue de livres, d’établissement de paies ou de production d’états financiers, chaque entreprise doit tenir une comptabilité en interne ou faire appel à un cabinet. Elle peut également lui confier des tâches additionnelles afin d’analyser la situation de l’entreprise ou effectuer des projections. Mais quels sont les principaux services comptables, à quoi servent-ils et qui concernent-ils?

Qu’est-ce que l’organisation comptable?

L’organisation d’un service comptable est l’ensemble des obligations mises en œuvre dans l’organisation pour répondre aux exigences de sincérité et conformité comptable. L’entreprise doit s’assurer que sa comptabilité remplit sa fonction d’outil d’information financière, obligatoire et à valeur juridique.

La tenue de livres et les rapprochements bancaires

Chaque entreprise a l’obligation de tenir des livres sur lesquels est enregistrée l’intégralité des opérations comptables effectuées au cours de l’exercice fiscal. En complément, l’entreprise doit également répertorier les paies, les déclarations de revenus, les rapports sur les finances ainsi que les écritures de clôture d’exercice.

Dans les grandes entreprises, ces opérations sont effectuées par un comptable, mais dans les petites organisations, si ce n’est pas le dirigeant lui-même, c’est généralement un cabinet comptable qui prend en charge la tenue des livres.

Outre son aspect légal, la tenue régulière des livres et des rapprochements bancaires est très importante, car elle permet d’avoir une vision de la situation de l’entreprise en temps réel, de pouvoir comparer les achats et ventes réalisés avec les prévisions et de connaître l’état de la trésorerie. Lors de vérifications de comptabilité, une tenue rigoureuse des comptes et des pièces comptables classées contribue à gagner du temps et à retrouver l’intégralité des documents réclamés.

L’établissement des fiches de paies et des déclarations

L’établissement des fiches de salaires et des déclarations est une tâche très complexe à gérer dans une entreprise. Si dans les grosses organisations, une personne du service de la comptabilité se consacre à la paie, cette solution n’est pas envisageable dans les petites entreprises. Entre le coût du personnel, des formations, du logiciel et des mises à jour, et le suivi des évolutions des lois sociale et fiscale, les organisations de taille réduite ont plutôt intérêt à déléguer la gestion des fiches de paies et des déclarations à un cabinet comptable.

Avec un environnement en constante évolution, qu’il s’agisse de la législation, des normes du travail ou des taux de cotisations, établir les bulletins de salaire, produire les rapports mensuels et sommaires annuels, émettre les relevés d’emplois et gérer les avantages sociaux ne s’improvise pas. Les déclarations et paiements des charges doivent en outre respecter un calendrier, car toute remise tardive ou erronée donne lieu à des pénalités et des intérêts.

La préparation des états financiers

Les autorités fiscales exigent la production annuelle d’états financiers selon les normes en vigueur. Mais au-delà de cet aspect purement légal, les états financiers sont de véritables outils d’analyse et de gestion. Établis mensuellement ou trimestriellement, ils permettent aux décisionnaires d’organisations de toutes tailles et de tous secteurs d’avoir une vision juste et en temps réel de la situation économique de l’entreprise, tant au niveau de sa rentabilité que de sa trésorerie, des services qui fonctionnent et de ceux qui fonctionnent moins bien. Grâce aux états financiers, les dirigeants sont en mesure de comparer les résultats de l’entreprise avec les prévisions tant pour les charges que pour les produits, mais également avec les périodes antérieures ou avec les performances de la concurrence. Les états financiers servent également à présenter les performances de l’entreprise aux créanciers et aux investisseurs lors de comptes-rendus périodiques ou dans l’objectif de lever des fonds pour un projet.

Toute entreprise, même de petite taille, doit tenir des livres comptables, produire des états financiers et établir des paies si elle a des salariés. Autant mettre à profit cette obligation légale pour effectuer les tâches comptables tout au long de l’année, et avoir une vision de la situation à tout moment, pour pouvoir suivre l’évolution des performances et prendre des décisions en temps réel.