3 raisons de faire appel à une aide-comptable

Que l’on soit chef comptable, comptable dans un cabinet, ou dirigeant de petite entreprise, on a toujours intérêt à se faire assister pour effectuer les tâches basiques de comptabilité. L’aide-comptable permet de dégager du temps pour mieux se consacrer à l’activité de l’entreprise, et de mieux gérer ses comptes et sa trésorerie.

Pouvoir se consacrer à son activité

Les responsables de service ou d’entreprise sont constamment en train de courir pour accomplir un maximum de tâches. Afin de se dégager du temps, il leur est possible de déléguer un grand nombre d’opérations qu’ils contrôlent ensuite, telles que :

• la vérification des factures d’achat et leurs règlements
• la facturation client, les encaissements, le suivi des encours et les relances d’impayés
• la préparation des paies et des déclarations sociales
• les opérations bancaires
• la tenue des livres comptables
• le classement des pièces comptables.

Sous-traiter l’ensemble de ces tâches permet :

• Au chef comptable : de se consacrer à la gestion de son service, au contrôle des opérations effectuées par son équipe, de prendre en charge des tâches comptables complexes comme l’élaboration des états financiers.
• Au comptable de cabinet : de recevoir les clients ou d’aller les voir dans leurs entreprises, de réaliser des tâches requérant un haut niveau de comptabilité et de préparer des éléments pour l’expert-comptable
• Au dirigeant : de se consacrer plus à la démarche commerciale et au suivi des clients pour développer le chiffre d’affaires et étudier de nouveaux projets pour élargir l’activité.

Mieux gérer son service ou son entreprise

Déléguer les tâches de comptabilité basiques à une aide-comptable permet d’avoir des documents classés immédiatement, une tenue des livres comptables au jour le jour, et d’être constamment à jour dans sa comptabilité.

On peut ainsi connaître la situation de l’entreprise en temps réel, puisque l’on dispose du chiffre d’affaires et des charges de l’entreprise dans le logiciel. Cela permet de suivre l’évolution des performances en comparaison avec les mois passés, de faire des projections et de détecter sans tarder des problèmes tels que des objectifs de vente non réalisés, des dépassements au niveau des dépenses ou encore la faible rentabilité d’un service.

En étant alerté tôt, le dirigeant peut étudier les problèmes rencontrés et prendre des décisions éclairées pour y remédier rapidement et avant que cela ne prenne des proportions plus importantes. Par exemple, il peut geler un budget de dépenses ou rencontrer les commerciaux afin de les questionner sur les raisons d’une baisse de chiffre d’affaires.

Optimiser sa trésorerie

Avec une aide-comptable, toutes les données comptables sont enregistrées et les rapprochements bancaires faits régulièrement. Ainsi on sait exactement et en temps réel quels fournisseurs ont été payés, on peut pointer les comptes pour vérifier ce qui n’a pas été payé et relever des paiements éventuels sans facture en face. Il est ainsi possible de réclamer les pièces comptables manquantes, payer les factures impayées ou prévoir de les régler à temps pour éviter des pénalités ou un blocage du compte chez le fournisseur.

Il en va de même du côté des factures clients : une tenue régulière des opérations permet de savoir exactement ce que le client a réglé, les factures restant dues et de vérifier que les paiements sont effectués comme prévu, ainsi que le montant de l’encours. Ces éléments permettent de relancer en cas de retard de paiement, de vérifier que l’encours n’est pas dépassé, voire de prendre la décision de l’augmenter ou au contraire de demander un paiement afin de le réduire.

Les opérations bancaires et l’argent sont gérés de près, ce qui permet de placer l’excédent de trésoreries.

Les tâches de comptabilité font partie des opérations qu’il est possible de déléguer et de contrôler. Faire appel à une aide-comptable permet au décisionnaire de sauver du temps afin de se consacrer à sa fonction première, c’est-à-dire assurer le bon fonctionnement de l’entreprise et développer l’activité.