3 particularités de la tenue de livres d’un travailleur autonome

14/03/2018

À la différence des employés, les travailleurs autonomes ont l’obligation de tenir une comptabilité. Ils sont également soumis au paiement d’acomptes provisionnels, de cotisations à la Régie des rentes du Québec, au Régime québécois d’assurance parentale, parfois au Fond des services de santé ainsi qu’à la production d’une déclaration de revenus. Voici trois particularités de la tenue de livres d’un travailleur autonome.

La comptabilité d’exercice ou de caisse

La plupart des travailleurs autonomes doivent tenir une comptabilité de caisse, au même titre qu’une entreprise. Cela veut dire qu’ils déclarent les revenus et dépenses de l’année comptable, peu importe si le paiement a été effectué.

Les travailleurs autonomes qui touchent des commissions peuvent aussi opter pour une compatibilité de caisse: ils établissent une déclaration de revenus et de dépenses sur l’exercice financier au cours duquel sont effectués les paiements. Cela signifie que chaque transaction n’est enregistrée qu’une fois dans un journal des revenus et des dépenses, contrairement aux entreprises.

La tenue du registre

Le travailleur autonome tient ses écritures comptables sous la forme d’un registre pour revenu et dépenses mensuel et cumulatif (qui peut être une caisse synoptique ou un logiciel comptable). Ce registre doit être le reflet de pièces justificatives à conserver:

  • les factures de ventes et d’achats
  • les relevés de banque
  • les chèques
  • les relevés de commission ou bordereaux de dépôts, et plus généralement tout document susceptible de justifier une dépense professionnelle.

Les pièces justifiant les écritures figurant dans le livre comptable doivent être classées par mois ou par fournisseur, et conservées pendant 6 ans à des fins de contrôles de comptabilité éventuels.

Les dépenses déductibles

Les dépenses inscrites dans le livre doivent être effectuées dans le but de gagner du revenu d’entreprise, être raisonnables, nécessaires et vérifiables au moyen de pièces justificatives.

Une partie des charges engagées personnellement peut être intégrée dans les écritures à condition de répondre à ces critères. Parmi ces charges:

  • Une 2e ligne de téléphone au domicile
  • Une partie de la facture de cellulaire proportionnelle à l’utilisation professionnelle
  • Des frais pour véhicule à hauteur du pourcentage d’utilisation pour affaires avec tenue d’un registre du kilométrage affaires mentionnant dates, lieux, objet et kilomètres parcourus (frais d’essence, frais de location, de stationnement, facture entretien, facture assurance en proportion de l’usage à des fins professionnelles du véhicule)
  • des frais de bureau à domicile en proportion de la superficie utilisée par rapport à la surface totale. Il faut aussi que cette espace soit le principal lieu d’affaires: fraction des factures d’entretien et réparations, de la facture d’assurance habitation, des intérêts sur hypothèque ou du loyer en cas de location, des taxes foncières, des factures d’électricité ou de chauffage.

Le travailleur autonome peut également transférer des biens personnels à l’entreprise sur la base de leur juste valeur marchande, par exemple un ordinateur.

Les travailleurs autonomes et les entreprises doivent tout de même respecter quelques principes communs pour la tenue de leur comptabilité:

  • un classement des documents en catégories pertinentes et en mettant à part chaque montant important
  • l’emploi d’un langage clair et l’application de la norme PCGR, autrement dit les principes comptables généralement reconnus.

Toutefois, la tenue de livres du travailleur autonome se distingue de celle des entreprises car elle est souvent établie en comptabilité de caisse, et intègre en grande partie des dépenses effectuées à titre personnel.

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